Elternarbeitsstunden – transparent, digital, automatisch

Arbeitsstunden pro Familie und Schuljahr sind ein wesentlicher Bestandteil des Schulkonzepts vieler Montessori-Schulen. Die Verwaltung dieser Stunden – von der Erfassung über die Organisation bis zur Abrechnung – ist komplex und aufwändig. Databella digitalisiert diesen gesamten Prozess.

Stundenerfassung

Selbstständige Erfassung durch Eltern

  • Eltern erfassen Arbeitsstunden selbst im Web-Portal
  • Mobile Erfassung (auch per Smartphone)
  • Freigabe-Prozesse durch Arbeitsgruppen-Leiter oder Verwaltung (konfigurierbar)
  • Automatische Berechnung von Soll- und Ist-Stunden
  • Transparente Übersicht über offene Stunden
  • Historie aller erfassten Stunden
  • Erinnerungsfunktion für Eltern mit offenen Stunden

Praktischer Nutzen:

Eltern erfassen ihre Stunden selbst, die Verwaltung muss nicht jeden Zettel einsammeln und übertragen. Jeder sieht jederzeit, wie viele Stunden noch offen sind.

Aufgabenverwaltung

Strukturierte Organisation von Arbeitseinsätzen

  • Definition von Aufgaben mit Zeitbudget und Beschreibung
  • Einschränkung auf bestimmte Arbeitsgruppen möglich
  • Aufgaben können zu einer Aufgabengruppe zusammengefasst werden
  • Delegation der Verwaltung an Eltern (z.B. AG-Leiter können eigene Aufgaben anlegen)
  • Eltern können sich für Aufgaben anmelden
  • Transparente Übersicht über offene und erledigte Aufgaben
  • Kommentarfunktion für Abstimmungen
  • Benachrichtigungen bei neuen Aufgaben

Praktischer Nutzen:

Aufgaben werden zentral verwaltet, Eltern können sich selbst eintragen. Keine E-Mail-Flut mehr, keine unübersichtlichen Listen.

Veranstaltungsmanagement

Komplette Veranstaltungen digital organisieren

  • Abbildung kompletter Veranstaltungen (z.B. Sommerfest, Weihnachtsmarkt, Tag der offenen Tür)
  • Definition von Tätigkeiten und Zeit-Schichten
  • Eltern können sich online für Schichten eintragen
  • Einschränkung auf Arbeitsgruppen-Mitglieder möglich
  • Automatische Benachrichtigungen vor der Veranstaltung
  • Übersicht über Besetzung und offene Schichten
  • Dokumentation für zukünftige Veranstaltungen

Praktischer Nutzen:

Große Veranstaltungen werden digital organisiert – von der Planung über die Anmeldung bis zur Dokumentation. Keine Zettelwirtschaft mehr, transparente Übersicht für alle Beteiligten.

Kommunikationsmodul

Direkte Kommunikation innerhalb von Gruppen

  • AG-Leiter können Mitglieder ihrer Gruppe informieren
  • Abstimmungen innerhalb von Aufgaben-Gruppen (Gruppen-Chat)
  • Kommentarfunktion bei Aufgaben und Veranstaltungen
  • Nachrichtenfunktion im Portal
  • Keine E-Mail-Flut mehr

Praktischer Nutzen:

Kommunikation läuft dort, wo sie hingehört – bei der Aufgabe, bei der Veranstaltung, in der Arbeitsgruppe. Keine verlorenen E-Mails mehr.

Einbettung in Schulverwaltung

Automatische Berechnung und Abrechnung

Die Elternarbeitszeiterfassung ist komplett in die Schulverwaltung integriert – von den Elterndaten über die Familienzuordnung bis hin zur Abrechnung im Finanzbereich.

  • Elterndaten müssen nicht mühsam exportiert und importiert werden
  • Intelligente Funktionen (z.B. alle Eltern einer Klasse/Gruppe in eine AG einfügen)
  • Automatische Berechnung von Fehlstunden am Schuljahresende
  • Automatische Rechnungsgenerierung
  • Verknüpft mit Finanzverwaltung
  • Optional: Abbuchung via Sammel-Lastschrift

Praktischer Nutzen:

Keine doppelte Datenhaltung – alles ist an einem Ort. Fehlstunden werden automatisch berechnet und abgerechnet – keine manuelle Übertragung, keine Excel-Tabellen, keine Fehler. Der gesamte Prozess läuft automatisch.